Biên lai điện tử là loại chứng từ quan trọng trong lĩnh vực thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế. Vậy tra cứu biên lai điện tử như thế nào? Tham khảo bài viết dưới đây của MVA để có thêm thông tin nhé.
1. Biên lai điện tử là gì?
Biên lai điện tử là một loại chứng từ điện từ được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử ghi lại thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý thông qua phương tiện điện tử.
Các phương tiện điện tử là máy tính tiền, laptop, máy vi tính, điện thoại thông minh, ipad…
Biên lai điện tử được sử dụng trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ thuế. Vì thế được lập và quản lý theo quy định của Pháp luật.
Hiện nay có nhiều loại biên lai điện tử được sử dụng phổ biến, được phân chia thành 3 loại chính:
– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá
– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá
– Biên lai thu thuế, phí, lệ phí
2. Lợi ích khi sử dụng biên lai điện tử
Sử dụng biên lai điện tử đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, khách hàng, cơ quan thuế.
2.1 Lợi ích đối với doanh nghiệp sử dụng biên lai điện tử
– Quản lý hóa đơn, chứng từ một cách dễ dàng từ hệ thống quản lý.
– Đồng bộ hệ thống quản lý hóa đơn chứng từ, thuận tiện cho việc kê khai với cơ quan thuế.
– Hạn chế được các rủi ro nhưng làm mất, hỏng các biên lai đã lập.
– Tiết kiệm chi phí vận chuyển, in ấn, lưu trữ.
– Tính bảo mật thông tin cao, đảm bảo tính xác thực.
2.2 Lợi ích đối với khách hàng sử dụng biên lai điện tử
– Dễ dàng tra cứu và truy cập thông mua bán hàng hóa dịch vụ trên mạng.
– Thuận tiện trong việc lưu trữ biên lai điện tử
– Hạn chế rủi ro trong quá trình bảo quản và lưu trữ biên lai.
2.3 Lợi ích đối với cơ quan thuế
– Quản lý biên lai đơn giản, thuận tiện giám sát các hoạt động thu phí và lệ phí hiệu quả.
– Tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ
– Tiết kiệm thời gian giải quyết các công việc liên quan đến hóa đơn chứng từ của các doanh nghiệp
– Tìm kiếm biên lai dễ dàng trên hệ thống dữ liệu.
Có thể nói việc áp dụng biên lai điện tử có ý nghĩa rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp, khách hàng và đặc biệt là cơ quan Thuế.
3. Hướng dẫn tra cứu biên lai điện tử
Có nhiều cách để tra cứu biên lai điện tử. Tùy vào tính thuận tiện của mỗi người, iHOADON hướng dẫn bạn tra cứu biên lai điện tử theo một số cách thông dụng dưới đây:
3.1 Tra cứu biên lai điện tử trên website của Tổng cục Thuế
– Bước 1: Truy cập website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
– Bước 2: Nhấp chọn mục “Tra cứu một biên lai”
– Bước 3: Điền mã số thuế, mã đơn vị sử dụng, mẫu số, số ký hiệu biên lai, số biên lai, mã xác thực.
– Bước 4: Nhấp chọn “Tra cứu”
– Bước 5: Nhận kết quả tra cứu biên lai điện tử
Ngoài ra, tại bước 2, bạn có thể chọn mục “Tra cứu nhiều biên lai” rồi điền các thông tin và thực hiện các bước tương tự phía trên để tra cứu nhiều biên lai một lúc.
3.2 Tra cứu biên lai trên phần mềm hóa đơn điện tử
Hình thức tra cứu này thường được áp dụng chủ yếu đối với người bán. Người bán tra cứu biên lai sau khi đã xuất bán hàng qua phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng
– Bước 2: Chọn mục “Tra cứu biên lai”
– Bước 3: Nhập các thông tin chi tiết của biên lai theo các trường thông tin cần điền
– Bước 4: Chọn “Tra cứu” và nhận kết quả.
Để thuận tiện cho quá trình tra cứu, bạn có thể lựa chọn thời gian xuất biên lai, tra cứu theo loại hàng hóa hay tra cứu theo thông tin của người mua.
3.3 Tra cứu biên lai trên website của các tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai
Có một số đơn vị phát hành biên lai có cung cấp thông tin tra cứu trên website của họ. Bạn thực hiện tra cứu thông tin tương tự như các bước ở trên. Sau khi tra cứu thành công, kết quả sẽ trả về gồm thông tin số tiền, ngày lập biên lai, tên tổ chức, cá nhân đã phát hành biên lai.
4. Một số lưu ý khi sử dụng biên lai điện tử
Biên lai điện tử là một trong những chứng từ quan trọng, là căn cứ kê khai và hạch toán thuế. Nếu sử dụng biên lai điện tử không đúng quy định có thể gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.
Trong quá trình sử dụng biên lai điện tử, người dùng cần lưu ý một số điểm sau:
– Kiểm tra kỹ thông tin ghi trên biên lai điện tử xem đã đầy đủ và chính xác hay chưa trước khi giao hoặc ký nhận.
– Lưu trữ biên lai điện tử an toàn trên các thiết bị lưu trữ bằng cách đặt mật khẩu khi truy cập vào thiết bị.
– Không chia sẻ thông tin biên lai điện tử nếu không được sự đồng ý của các bên hoặc do yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
– Biên lai điện tử được coi là chứng từ hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện: Phát hành bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, được phát hành bằng chữ ký số của bên bán và có chứa đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật.
– Biên lai được phát hành sau thời điểm ngày 01/01/2017 mới tra cứu được trên hệ thống của Tổng cục thuế.
Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu biên lai điện tử đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.
